Bài hướng dẫn đầy đủ về cách viết thư ứng tuyển hiệu quả

• Thư ứng tuyển có cần thiết không?
• Thư ứng tuyển có tạo giá trị cho bộ hồ sơ ứng tuyển của bạn hay không?
• Nếu bạn đã có sơ yếu lý lịch, tại sao bạn vẫn cần một lá thư ứng tuyển?

Bạn có thấy bất kỳ câu hỏi nào trong số này quen thuộc không? Câu trả lời đơn giản cho tất cả các câu hỏi này là “có”, có một thư ứng tuyển hiệu quả là hoàn toàn cần thiết và rất được khuyến khích. Và, chúng tôi sẽ cho bạn biết lý do tại sao bạn cần một lá thư ứng tuyển cũng như một bản sơ yếu lý lịch!

Khi bạn ứng tuyển vào một công việc, cho dù đó là cho một vị trí khởi điểm ngay sau khi bạn tốt nghiệp hoặc một vị trí quản lý cấp cao với một sơ yếu lý lịch cấp chuyên gia, một lá thư ứng tuyển là rất cần thiết để làm nổi bật hồ sơ ứng tuyển của bạn. Nếu không có thư giới thiệu kèm theo, một bản lý lịch đơn lẻ có thể dễ dàng bị loại bởi một nhà quản lý tuyển dụng cảm thấy không có thời gian để đọc kỹ mọi thông tin.
Viết một lá thư ứng tuyển hay là một kỹ năng mà không nhiều người thành thạo một cách dễ dàng nhưng điều đó không có nghĩa đó là một việc bất khả thi!

Với bài hướng dẫn đầy đủ về cách viết thư ứng tuyển này, bạn sẽ học được cách viết một lá thư ứng tuyển thu hút nhà quản lý tuyển dụng và thuyết phục họ đọc bản sơ yếu lý lịch xuất sắc của bạn.

Một lá thư ứng tuyển được định nghĩa là một lá thư giải thích đi kèm. Thư ứng tuyển là một phần mở rộng của hồ sơ ứng tuyển của bạn, nó không bắt buộc nhưng đính kèm một thư ứng tuyển tốt rất được khuyến khích bởi tất cả các chuyên gia nhân sự.

Tất cả những người tìm việc đều cần một bài quảng cáo về bản thân, họ cần lôi kéo người đọc và chứng minh cho nhà quản lý tuyển dụng lý do tại sao họ là người phù hợp cho vị trí tuyển dụng. Phong cách tự tiếp thị cho hồ sơ ứng tuyển này phải được thể hiện dưới dạng một bản sơ yếu lý lịch xuất sắc và một lá thư ứng tuyển bổ trợ lẫn nhau.

Một lá thư ứng tuyển đơn giản là một bài giới thiệu về ứng viên sau những bằng cấp và kinh nghiệm nêu trong sơ yếu lý lịch. Mục đích là để cho nhà tuyển dụng tiềm năng thấy bạn có thể đảm nhận vị trí công việc họ đang tuyển dụng như thế nào và những gì bạn có thể đem lại cho công ty của họ.

Thư ứng tuyển thường tuân theo một cấu trúc cơ bản và có thể ở dạng cứng hoặc điện tử, nghĩa là, được in và gửi qua đường bưu điện như thông thường hoặc dưới dạng tài liệu đã được quét thành tập tin điện tử (scan) và gửi qua mạng hoặc viết trực tiếp trong thư điện tử (email).

Nếu bạn muốn nắm bắt tất cả các cơ hội để có thể lọt vào mắt xanh của một nhà tuyển dụng tiềm năng, việc có một lá thư ứng tuyển trong bộ hồ sơ ứng tuyển của bạn là bắt buộc.

Nhưng tại sao?

Đơn giản - ngay cả khi bạn tạo được một bản sơ yếu lý lịch hiệu quả, xuất sắc, sử dụng tất cả các từ khóa và có các bằng cấp phù hợp, v.v ... vẫn có thể có những ứng viên có trình độ cao hơn bạn hoặc có nhiều kinh nghiệm hơn, do đó, bạn cần có thêm thư ứng tuyển để hỗ trợ cho sơ yếu lý lịch của mình và cho phép nhà quản lý tuyển dụng thấy được nhiều hơn các khía cạnh cá nhân của bạn liên quan đến vị trí tuyển dụng.

Thư ứng tuyển là phần giá trị gia tăng mà bạn cần có trong hồ sơ ứng tuyển để đảm bảo bạn sẽ nhận được cuộc gọi mà bạn đang mong đợi từ nhà tuyển dụng.

Để tạo một hồ sơ ứng tuyển độc đáo và phù hợp, mỗi ứng viên nên sử dụng thư ứng tuyển để nêu bật những điểm mạnh của họ và giải thích những thành tựu nào có liên quan và thể hiện được khả năng của họ trong việc đảm nhận các trách nhiệm mới.

Câu hỏi đặt ra là liệu việc viết một lá thư ứng tuyển cho một bộ hồ sơ ứng tuyển đã được điều chỉnh cho vị trí công việc bạn đang ứng tuyển để bổ sung bất kỳ giải thích nào về thông tin có thể bị thiếu trong sơ yếu lý lịch, như khoảng trống trong lịch sử công việc, việc di chuyển, thời gian học tập, v.v có luôn luôn hợp lý và phù hợp hay không?

Trường hợp được chấp nhận duy nhất cho việc không có thư ứng tuyển trong bộ hồ sơ ứng tuyển là khi danh sách hồ sơ ứng tuyển yêu cầu ứng viên đừng gửi thư ứng tuyển.

Mặc dù, một lá thư ứng tuyển, nhìn chung, tương đối ngắn, nhưng lại có thể khiến bạn tốn rất nhiều thời gian để hoàn thành, vì điều quan trọng là phải làm cho đúng. Đôi khi, do khan hiếm không gian viết, các ứng viên cảm thấy khó khăn khi không biết một lá thư ứng tuyển cần bao gồm những gì và để lại gì cho người đọc.

Tuy nhiên, biết cách tạo một lá thư ứng tuyển có thể tạo nên sự khác biệt cho hồ sơ ứng tuyển của bạn và cũng chính xác là điều thu hút sự chú ý của người quản lý tuyển dụng.

Một thư ứng tuyển chuyên nghiệp nên được sắp xếp bố cục tốt với cấu trúc gồm tiêu đề, đoạn mở đầu, đoạn thân bài, đoạn kết bài và kết thúc bằng chữ ký hoặc chữ ký điện tử của ứng viên.

• Để bắt đầu viết thư ứng tuyển, ứng viên nên phân tích kỹ năng, trình độ, thành tích và kinh nghiệm để quyết định những khía cạnh cơ bản nhất cần cá nhân hóa trong thư ứng tuyển của họ.
• Tiếp theo, ứng viên sẽ phải chọn các yếu tố phù hợp nhất với công việc để đưa vào thư ứng tuyển bằng cách so sánh trình độ và kinh nghiệm của họ với yếu tố tương tự được yêu cầu hoặc được kỳ vọng trong mô tả công việc.
• Cuối cùng, ứng viên nên kể câu chuyện về năng lực của bản thân thông qua một số ví dụ ấn tượng chứng minh cho mỗi kỹ năng hay bằng cấp mà họ nhắc đến trong thư ứng tuyển.

Người tìm việc cũng nên đảm bảo tìm hiểu cách viết thư ứng tuyển cho vị trí công việc hoặc ngành nghề cụ thể mà họ đang ứng tuyển, bởi, tương tự như sơ yếu lý lịch, mỗi thư ứng tuyển nên được điều chỉnh cho phù hợp với từng vị trí ứng tuyển và công ty nhận hồ sơ.

Điều quan trọng khi viết thư xin việc chuyên nghiệp là xem kỹ các yếu tố như lịch sử công việc, kỹ năng và chứng nhận khen thưởng và cân nhắc lựa chọn những trải nghiệm thích hợp nhất có thể khai thác thêm. Các ví dụ chi tiết nhằm thể hiện một số khả năng hay chuyên môn nhất định là cách ứng viên có thể thuyết phục được nhà tuyển dụng.

Một cách để tạo thư ứng tuyển xuất sắc là sử dụng ứng dụng tạo thư ứng tuyển trực tuyến hoặc tận dụng các mẫu thư ứng tuyển có sẵn làm bước đệm hoặc kiểm tra các ví dụ về thư ứng tuyển cũng có thể là nguồn cảm hứng tuyệt vời để bạn có thể bắt đầu tự tạo một lá thư ứng tuyển độc đáo cho bản thân.

Ứng dụng tạo thư ứng tuyển trực tuyến là một của ứng dụng tạo sơ yếu lý lịch và cho phép người tìm việc tạo ra một hồ sơ ứng tuyển công việc hoàn chỉnh hơn. Người dùng có thể điền nội dung cho thư ứng tuyển của họ theo các lời khuyên từ chuyên gia và lựa chọn hình thức phù hợp từ các mẫu thư ứng tuyển được thiết kế sẵn.

Cấu trúc và bố cục của một lá thư ứng tuyển là vô cùng cần thiết nhằm đảm bảo hiển thị được các chi tiết mà bạn muốn thể hiện rõ ràng và chính xác. Điều này có nghĩa là việc tuân theo một định dạng thường được chấp nhận cho một thư ứng tuyển hiệu quả, nhìn chung, là rất cần thiết.

Tương tự như dàn bài, thiết kế và cách viết của sơ yếu lý lịch, thư ứng tuyển cũng có những quy tắc nhất định cần phải tuân thủ nhằm truyền đạt thông tin cần thiết trong một lá thư vắn tắt và đi sâu vào nội dung giới thiệu chi tiết.

Hãy xem qua một số thực tiễn sử dụng thư ứng tuyển tốt nhất theo lời khuyên của các chuyên gia nhân sự dưới đây:

• Bắt buộc phải bắt đầu một lá thư ứng tuyển với một tiêu đề, bao gồm tên ứng cử viên và thông tin liên hệ cũng như ngày viết thư. Phần đầu tiên này của thư ứng tuyển cũng có thể bao gồm tiêu đề công việc, địa chỉ trang web và các thông tin cá nhân khác có liên quan.

Theo đó, thư ứng tuyển nên bao gồm các chi tiết về tên đầy đủ, chức danh hoặc bộ phận và địa chỉ của công ty và người nhận thư.

• Phần nội dung chính của thư ứng tuyển nên được chia thành 3 đoạn gồm đoạn giới thiệu, phần chủ đề chính và đoạn kết thúc nhằm mời nhà quản lý tuyển dụng liên hệ với bạn.
• Cuối cùng, lá thư ứng tuyển nên có chữ ký điện tử hoặc chữ ký tay cùng với tên đầy đủ của bạn theo một cách trịnh trọng.

Độ dài được chấp nhận phổ biến của một lá thư ứng tuyển là không dài quá một trang giấy, hay có tổng cộng khoảng 250-300 từ cho phần nội dung chính. Chúng tôi khuyên bạn không nên lặp lại thông tin hoặc quá chi tiết, vì đơn giản là nhà quản lý tuyển dụng không có thời gian để đọc tất cả và chỉ lướt qua đến phần tiếp theo.

LỜI KHUYÊN HÀNG ĐẦU: Hãy giữ cho thư ứng tuyển của bạn ngắn gọn và súc tích!

Bạn có thể tìm hiểu thêm các lời khuyên về bố cục và các mẹo cũng như thông tin hướng dẫn về tất cả các khía cạnh về cấu trúc của một lá thư ứng tuyển hay.

Tầm quan trọng của việc bao gồm thư ứng tuyển trong hồ sơ ứng tuyển thường bị bỏ qua bởi những người tìm việc ở tất cả các nhóm, tuy nhiên điều này có thể làm suy giảm nghiêm trọng khả năng có được một cuộc phỏng vấn với nhà tuyển dụng tiềm năng.

Do đó, bạn không cần phải tự hỏi khi nào nên viết thư ứng tuyển vì câu trả lời rất đơn giản là việc viết một lá thư ứng tuyển cho một bộ hồ sơ ứng tuyển luôn luôn hợp lý, trừ khi danh sách hồ sơ ứng tuyển yêu cầu ứng viên đừng gửi thư ứng tuyển.

Hãy xem qua các mẹo và lời khuyên về thư ứng tuyển từ chuyên gia như dưới đây để tạo một lá thư ứng tuyển xuất sắc, sẽ giúp bạn thuyết phục nhà quản lý tuyển dụng liên hệ cho bạn:

• Có thể điều này đã được lặp đi lặp lại khá nhiều lần, nhưng số lượng sơ yếu lý lịch và thư ứng tuyển bị bỏ qua chỉ đơn giản là quên quy tắc cơ bản và quan trọng này là rất đáng kinh ngạc: HÃY SỬ DỤNG MỘT ĐỊA CHỈ THƯ ĐIỆN TỬ (EMAIL) CHUYÊN NGHIỆP cho phần thông tin liên hệ của bạn và đó không phải là địa chỉ thư điện tử (email) công việc hiện tại của bạn, mà là một địa chỉ thư điện tử cá nhân và phù hợp.
• Điều bạn cần phải nhớ là hướng sự tập trung vào các nhu cầu của công ty, các yêu cầu cũng như mong đợi ở một ứng viên lý tưởng cho vị trí công việc mà bạn đang ứng tuyển. Đừng tập trung vào những lợi ích mà bạn sẽ đạt được khi trở thành một thành viên của công ty, mà thay vào đó là cách họ có thể tận dụng tối đa kinh nghiệm và kiến ​​thức của bạn.
• Hãy nhớ làm nổi bật các “kỹ năng có thể chuyển đổi” của bạn, nhất là khi bạn không đáp ứng tất cả các phẩm chất cần thiết trong mô tả công việc, chẳng hạn như trường hợp sơ yếu lý lịch và thư ứng tuyển của sinh viên.
• Dù là thư ứng tuyển cho một công việc, thư ứng tuyển cho đợt thực tập, thư ứng tuyển cho chương trình cao học hay thậm chí là chương trình tình nguyện, mỗi lá thư ứng tuyển nên được điều chỉnh phù hợp theo từng đơn vị và vị trí tuyển dụng cụ thể với các từ khóa thích hợp.
• Hãy sử dụng các ví dụ cụ thể để chứng minh năng lực đáp ứng nhiệm vụ công việc và biến thư ứng tuyển của bạn thành một câu chuyện kể để truyền tải nhiều hơn về tính cách và niềm đam mê của bạn đối với ngành nghề hoặc lĩnh vực chuyên môn.
• Đến cuối thư ứng tuyển, ứng viên nên viết một kết thúc thật thuyết phục để lôi kéo nhà quản lý tuyển dụng, hay theo thuật ngữ bán hàng là “chốt đơn”.

LỜI KHUYÊN HÀNG ĐẦU: Điều mà nhiều người tìm việc không nghĩ sẽ sử dụng tới là một phần tái bút (P.S.) ở cuối thư ứng tuyển để thêm một phần thông tin thừa ra và kêu gọi sự chú ý đến một thành tích hoặc thành tựu cụ thể mà nhà tuyển dụng tiềm năng có thể quan tâm.

• Cuối cùng, khi bạn đã hoàn thành thư ứng tuyển được trau chuốt, bước tiếp theo và có thể là một trong những bước quan trọng nhất trong cả quá trình là RÀ SOÁT LẠI.. Các ứng viên nên nhờ một người bạn, người cố vấn, giáo viên hoặc đồng nghiệp xem qua thư ứng tuyển của họ, không chỉ về mặt ngữ pháp và chính tả mà còn bất kỳ sự lặp lại không chủ đích hoặc thông tin không liên quan.

Một số người tìm việc nghi ngờ liệu một lá thư ứng tuyển là có thật sự cần thiết hay không, tuy nhiên, như hầu hết các chuyên gia nhân sự đều đồng ý, nếu không có một lá thư ứng tuyển tốt, các ứng viên sẽ mất cơ hội chứng minh các khía cạnh khác nhau trong hồ sơ ứng tuyển của họ, và những khía cạnh đó có thể chính là những yếu tố mang tính quyết định!

Một cách viết thư ứng tuyển hiệu quả cho bộ hồ sơ ứng tuyển đơn giản và nhanh chóng là sử dụng một ứng dụng tạo thư ứng tuyển trực tuyến có thể đưa ra lời khuyên về cách hoàn thành thư ứng tuyển với các ví dụ và các mẫu có sẵn được các chuyên gia nhân sự phê duyệt.

• Leader Career. "The Cover Letter". Accessed on August 06, 2020.

• PREMIUM JOBS
• Bản tin việc làm tại Cần Thơ và khu vực ĐBSCL
• Những thông tin cần biết về Luật lao động
• Cách giải mã một quảng cáo tuyển dụng
• Cách để sẵn sàng cho công việc trước khi tốt nghiệp
• Những nhân tố quan trọng quyết định cho thành công trong sự nghiệp của bạn
• Tìm kiếm thông tin về việc làm theo từng lĩnh vực, ngành nghề
• Quy trình tuyển dụng chuẩn
• Cách yêu cầu tăng lương thành công
• Cố vấn có thể hỗ trợ cho bạn thế nào?