Khả năng giao tiếp hiệu quả với cấp trên, đồng nghiệp và nhân viên cấp dưới là điều cần thiết, cho dù bạn làm việc trong bất kỳ ngành nghề nào. Người lao động trong thời đại kỹ thuật số phải biết cách truyền tải và tiếp nhận thông điệp một cách hiệu quả, dù là nói chuyện trực tiếp cũng như qua điện thoại, thư điện tử (email) và phương tiện truyền thông xã hội.

Những kỹ năng giao tiếp sau đây sẽ giúp bạn được tuyển dụng, thăng tiến và thành công trong suốt sự nghiệp của bản thân.

10 kỹ năng giao tiếp hàng đầu

Bạn muốn nổi bật trong cuộc cạnh tranh? Đây là một số kỹ năng giao tiếp hàng đầu mà các nhà tuyển dụng và quản lý tuyển dụng muốn thấy trong sơ yếu lý lịch, CV và thư xin việc của bạn. Làm nổi bật những kỹ năng này và thể hiện chúng trong các cuộc phỏng vấn việc làm và bạn sẽ tạo được ấn tượng ban đầu vững chắc. Tiếp tục phát triển những kỹ năng này sau khi được tuyển dụng và bạn sẽ tạo được ấn tượng tốt với sếp, đồng nghiệp và khách hàng của bạn.

Biết lắng nghe là một trong những cách tốt nhất để giao tiếp tốt. Không ai thích giao tiếp với một người chỉ quan tâm đến việc của họ và không dành thời gian để lắng nghe người đối diện. Nếu bạn không phải là một người biết lắng nghe, bạn sẽ khó hiểu rõ những gì bạn đang được yêu cầu thực hiện.

Hãy dành thời gian để luyện tập khả năng nghe chủ động. Lắng nghe chủ động bao gồm việc chú ý lắng nghe người đối diện đang nói gì, đặt những câu hỏi để làm rõ nội dung và diễn đạt lại những gì người đó nói để đảm bảo sự thấu hiểu chính xác ("Vậy, điều anh / chị đang muốn nói là…"). Thông qua việc lắng nghe chủ động, bạn có thể hiểu rõ hơn những gì đối phương đang cố gắng truyền đạt và có thể phản hồi một cách thích hợp nhất.

Ngôn ngữ cơ thể, giao tiếp bằng mắt, cử chỉ tay và giọng nói của bạn đều góp phần tô điểm thêm cho thông điệp mà bạn đang muốn truyền tải.

Tư thế thoải mái, cởi mở (tay và vai mở rộng, chân thả lỏng) và giọng điệu thân thiện sẽ tạo cảm giác dễ gần và khuyến khích người khác nói chuyện cởi mở với bạn.

Giao tiếp bằng mắt cũng rất quan trọng; bạn nên nhìn thẳng vào mắt người kia để chứng tỏ rằng bạn đang tập trung vào họ và cuộc trò chuyện. Tuy nhiên, nhớ đừng nhìn chằm chằm vào người đối diện, điều này có thể khiến họ khó chịu.

Ngoài ra, hãy chú ý đến các tín hiệu phi ngôn ngữ của người khác khi bạn đang nói chuyện. Các tín hiệu phi ngôn ngữ thường thể hiện cảm xúc thật sự của một người. Ví dụ, nếu người đó không nhìn thẳng vào mắt bạn, họ có thể đang cảm thấy không thoải mái hoặc đang che giấu sự thật.

Giao tiếp bằng lời tốt là khi nói vừa đủ — không nói quá nhiều hoặc quá ít. Cố gắng truyền tải thông điệp của bạn bằng ít từ nhất có thể. Nói những gì bạn muốn một cách rõ ràng và thẳng thắn, cho dù bạn đang nói chuyện trực tiếp, mặt đối mặt, qua điện thoại hay qua thư điện tử (email). Nếu bạn nói lan man, người nghe của bạn hoặc sẽ ngắt lời bạn hoặc sẽ không chắc chắn chính xác những gì bạn muốn.

Hãy suy nghĩ về những gì bạn muốn nói trước khi nói ra. Điều này sẽ giúp bạn tránh nói quá mức hoặc khiến người nghe bối rối.

Thông qua giọng điệu thân thiện, một câu hỏi cá nhân hay đơn giản là một nụ cười, bạn sẽ khuyến khích đồng nghiệp tham gia cuộc nói chuyện một cách cởi mở và thành thật. Điều quan trọng là bạn phải lịch sự trong mọi cuộc nói chuyện tại nơi làm việc.

Sự thân thiện rất quan trọng trong cả giao tiếp trực tiếp mặt đối mặt và bằng văn bản. Khi có thể, hãy cá nhân hóa email của bạn cho đồng nghiệp và / hoặc nhân viên cấp dưới. Ví dụ, thêm câu "Hy vọng anh / chị đã có (những) ngày cuối tuần vui vẻ" ở đầu thư điện tử (email) có thể giúp cá nhân hóa thư bạn gửi và khiến người nhận cảm thấy được trân trọng hơn.

Điều quan trọng là bạn phải tự tin khi tương tác với người khác. Sự tự tin của bạn sẽ cho đồng nghiệp thấy rằng bạn tin vào những gì bạn đang nói và họ sẽ làm theo.

Thể hiện sự tự tin có thể được đơn giản như giao tiếp bằng mắt hoặc sử dụng giọng điệu kiên định nhưng thân thiện. Tránh sử dụng câu nghe giống như một câu hỏi. Tất nhiên, hãy cẩn thận để không tỏ ra kiêu ngạo hoặc hung hăng. Hãy chắc chắn rằng bạn luôn lắng nghe và đồng cảm với đối phương.

Sử dụng những cụm từ đơn giản như "Tôi hiểu hoàn cảnh của anh / chị ..." chứng tỏ rằng bạn đang lắng nghe đối phương và tôn trọng ý kiến ​​của họ. Lắng nghe chủ động có thể giúp bạn thấu hiểu suy nghĩ và cảm xúc của những người đang nói chuyện với bạn, và giúp bạn thể hiện sự đồng cảm dễ dàng hơn.

Ngay cả khi bạn không đồng tình với nhà tuyển dụng, đồng nghiệp hoặc nhân viên cấp dưới, điều quan trọng là bạn phải thấu hiểu và tôn trọng quan điểm của họ.

Một người giao tiếp tốt có thể tham gia vào bất kỳ cuộc nói chuyện nào với một tư duy linh hoạt và cởi mở. Hãy cởi mở để lắng nghe và thấu hiểu quan điểm của người khác, thay vì chỉ đơn giản là truyền tải thông điệp của bạn.

Bằng cách sẵn sàng tham gia vào một cuộc đối thoại, ngay cả với những người không cùng chung quan điểm, bạn sẽ có thể có những cuộc trò chuyện thành thật và hiệu quả hơn.

Mọi người sẽ cởi mở hơn khi giao tiếp với bạn nếu bạn thể hiện sự tôn trọng đối với họ và ý kiến của họ. Những hành động đơn giản như sử dụng tên của đối phương, giao tiếp bằng mắt và chủ động lắng nghe khi một người nói, v.v sẽ khiến người đó cảm thấy được trân trọng. Khi giao tiếp qua điện thoại, hãy đảm bạn bạn tránh bị phân tâm và tập trung vào cuộc nói chuyện.

Truyền tải sự tôn trọng qua thư điện tử (email) bằng cách dành thời gian chỉnh sửa thông điệp của bạn. Nếu bạn gửi một bức thư điện tử (email) được viết cẩu thả và khó hiểu, người nhận sẽ nghĩ rằng bạn không tôn trọng họ đủ để dành thời gian suy nghĩ kỹ về cách nhắn tin với họ.

Có thể đưa ra phản hồi và tiếp nhận phản hồi một cách thích hợp là một kỹ năng giao tiếp quan trọng. Các nhà quản lý và giám sát viên nên liên tục tìm cách cung cấp cho nhân viên cấp dưới những phản hồi mang tính xây dựng, có thể là thông qua thư điện tử (email), điện thoại hoặc cập nhật hàng tuần.

Đưa ra phản hồi bao gồm khen ngợi. Những lời khen ngợi có thể đơn giản như câu nói “làm tốt lắm" hoặc "cảm ơn vì đã xử lý việc đó" cũng có thể tăng động lực cho nhân viên rất nhiều.

Tương tự như vậy, bạn nên biết tiếp nhận và, thậm chí là, khuyến khích sự phản hồi từ người khác. Hãy lắng nghe những lời phản hồi và góp ý mà bạn nhận được, đặt câu hỏi để làm rõ những điểm mà bạn không chắc và cố gắng nỗ lực điều chỉnh theo lời phản hồi một cách phù hợp.

Một kỹ năng giao tiếp quan trọng là biết lựa chọn hình thức giao tiếp phù hợp để sử dụng. Ví dụ, một số cuộc trao đổi nghiêm túc (sa thải, từ chức, thay đổi mức lương, v.v.) hầu như luôn được thực hiện trực tiếp mặt đối mặt.

Bạn cũng nên nghĩ về người mà bạn muốn nói chuyện cùng, nếu họ là một người rất bận rộn (chẳng hạn như sếp của bạn), có thể truyền tải thông điệp của bạn qua thư điện tử (email) có lẽ sẽ tốt hơn. Mọi người sẽ đánh giá cao sự chu đáo của bạn trong việc lựa chọn phương tiện giao tiếp phù hợp, và nhiều khả năng là họ sẽ phản hồi cho bạn một cách tích cực.

1. Làm cho các kỹ năng của bạn trở thành mảnh ghép phù hợp với công việc. Phân tích bảng thông tin về vị trí công việc, đặc biệt là các kỹ năng cứng và mềm được nhấn mạnh trong mô tả công việc. Sau đó, hãy cá nhân hóa sơ yếu lý lịch, CV và thư ứng tuyển của bạn để khiến chúng phù hợp với yêu cầu của nhà tuyển dụng.
2. Làm quen với các kỹ năng theo nhu cầu khác. Các kỹ năng mềm, như giao tiếp, có thể không được ghi cụ thể trong bản mô tả công việc, nhưng vẫn được các nhà quản lý tuyển dụng kỳ vọng và mong đợi ở ứng viên.
3. Tận dụng các cuộc phỏng vấn việc làm. Các cuộc phỏng vấn việc làm tạo cơ hội cho nhà quản lý tuyển dụng nhận thấy rằng bạn có các kỹ năng giao tiếp cần thiết để thành công trong công việc một cách trực quan, thay vì thông qua việc bạn nói rằng bạn có kỹ năng giao tiếp. Hãy chuẩn bị kỹ lưỡng cho cuộc phỏng vấn của bạn, luyện tập trước và đừng ngại việc dừng lại suy nghĩ hay yêu cầu nhà tuyển dụng làm rõ câu hỏi, trước khi trả lời câu hỏi của họ.
4. Đừng dừng lại ngay cả khi bạn đã có việc làm. Nếu bạn muốn tạo ấn tượng lâu dài với đồng nghiệp sau khi được tuyển dụng, hãy tiếp tục sử dụng các kỹ năng giao tiếp của bạn trong công việc. Cho dù đó là tại cuộc họp tại công ty hay khi bạn nói chuyện với khách hàng, v.v bạn sẽ luôn có rất nhiều cơ hội để thể hiện rằng bạn giao tiếp tốt như thế nào.

1. CÁC NHÀ QUẢN LÝ TUYỂN DỤNG MUỐN NHIỀU HƠN NHỮNG KỸ NĂNG CỨNG CỤ THỂ CHO CÔNG VIỆC: Để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng tiềm năng, hãy chuẩn bị thể hiện kỹ năng giao tiếp của bạn.
2. LÀM NỔI BẬT CÁC KỸ NĂNG MỀM NÀY TRONG SUỐT CẢ QUÁ TRÌNH: Đọc qua mô tả công việc để tìm các từ khóa liên quan đến kỹ năng giao tiếp và sử dụng chúng trong sơ yếu lý lịch, CV và thư ứng tuyển của bạn.
3. LÀM VÀ THỂ HIỆN, KHÔNG CẦN NÓI: Các cuộc phỏng vấn việc làm là cơ hội để bạn chứng minh rằng bạn có những gì nhà tuyển dụng đang tìm kiếm.

• Alison Doyle, The Balance Careers, “Communication Skills for Workplace Success”, cập nhật vào 26 tháng 08, 2020, truy cập vào 05 tháng 09, 2020.

• Học bổng - Du học
• Chương trình thực tập và trải nghiệm làm việc ở các tổ chức quốc tế
• Chương trình hữu ích
• Cách một người cố vấn hỗ trợ bạn
• Thuật ngữ tiếng Anh trong các lĩnh vực ngành nghề
• Những kỹ năng được tìm kiếm và săn đón bởi các nhà tuyển dụng
• Bản tin việc làm tại Cần Thơ và khu vực ĐBSCL
• “Cố định” và “Phát triển”: Hai tư duy cơ bản định hình cuộc sống của chúng ta
• Những lí do để học Cao học
• 17 việc làm tại nhà tốt nhất năm 2021