Trưởng phòng quản lý chất lượng là đầu tàu đảm bảo thành phẩm đến tay người tiêu dùng được đánh giá cao hay không. Mọi sự sai sót dù nhỏ cũng có thể làm mất lòng tin nơi khách hàng, ảnh hưởng công sức bao năm gầy dựng của cả một tập thể. Do vậy, kiến thức chuyên môn sâu là điều không thể thiếu. Vậy để nâng cao khả năng cạnh tranh, ứng viên cần học gì để trở thành trưởng phòng quản lý chất lượng? Mời bạn theo dõi bài viết.

1. Nhiệm vụ

Kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm – tất cả đều hướng đến việc hoàn thành tốt nhiệm vụ công việc được giao. Do vậy, cơ sở để trang bị kiến thức phải bắt nguồn từ những đặc thù công việc của trưởng phòng quản lý chất lượng.

Dưới đây là những nhiệm vụ phổ biến mà mỗi ứng viên trưởng phòng quản lý chất lượng phải đảm nhận dù làm việc trong bất cứ ngành nghề nào, bất cứ quy mô doanh nghiệp nào

• Phân tích, xây dựng các kế hoạch quản lý chất lượng trong toàn doanh nghiệp theo đúng quy định của nhà nước, yêu cầu của đối tác. 
• Đề xuất chương trình, chính sách, kế hoạch đảm bảo chất lượng của sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tiêu chuẩn chất lượng của công ty. Quản lý tài liệu, hồ sơ liên quan đến chức vụ.
• Phối hợp cùng các phòng ban khác xây dựng những phương án quản trị rủi ro trong quá trình sản xuất, cải tiến kỹ thuật sản xuất…
• Trình bày và thuyết phục ban lãnh đạo phê duyệt kế hoạch quản lý chất lượng.
• Trực tiếp phân bổ, triển khai kế hoạch quản lý chất lượng đến từng nhân viên, phòng ban liên quan.
• Kiểm tra, giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện kế hoạch.
• Kịp thời phát hiện, xử lý sự cố phát sinh ngoài kế hoạch
• Định kỳ báo cáo tiến độ và kết quả thực hiện cho ban lãnh đạo
• Tuyển dụng, đào tạo và xây dựng lớp nhân viên tài năng kế thừa cho doanh nghiệp.
• Tham gia thực hiện hoàn thành mục tiêu của công ty, đảm bảo chất lượng sản phẩm, chức năng và hoạt động của cả phòng.
• Đảm bảo cơ sở vật chất, hạ tầng, quá trình vận hành sản xuất tuân thủ theo đúng hướng dẫn, quy chế, quy định về quản lý chất lượng, tiêu chuẩn nội bộ.
• Trao đổi, giải thích, tư vấn cho khách hàng, đối tác, nhà đầu tư.
• - Thực hiện các yêu cầu khác của cấp trên bàn giao.

2. Cần học những gì để trở thành trưởng phòng quản lý chất lượng

Những nền tảng kiến thức sau sẽ giúp bạn nâng cao năng lực cạnh tranh trước các ứng viên khác trong kỳ phỏng vấn

• Học một bằng cấp chuyên môn về quản lý chất lượng

Dù thời đại ngày nay, thực lực mới là yếu tố quyết định của nhà tuyển dụng, nhưng bằng cấp vẫn luôn là tấm vé thông hành không thể thiếu dẫn ứng viên vượt qua kỳ xét duyệt hồ sơ.

Đối với vị trí trưởng phòng quản lý chất lượng, tấm bằng cử nhân chuyên ngành quản lý chất lượng, quản trị kinh doanh, quản lý chuỗi dây chuyền sản xuất… được xem là yêu cầu cơ bản. Những ứng viên sở hữu bằng thạc sĩ sẽ được đánh giá cao hơn.

• Học ngoại ngữ chuyên ngành quản lý chất lượng

Ngoại ngữ được xem là yếu tố bắt buộc mà trưởng phòng quản lý chất lượng phải đáp ứng vì đa phần doanh nghiệp Việt đều gia công hoặc thực hiện đơn hàng cho nước ngoài.

Tiếng Anh thông thạo được yêu cầu phổ biến nhất, bên cạnh đó, tiếng Hoa, Nhật, Hàn… cũng được một số doanh nghiệp yêu cầu, có thể là bắt buộc, cũng có thể là ưu tiên nếu ứng viên biết thêm.

• Học kỹ năng phân tích số liệu chuyên sâu

Ngành nghề cần quản lý chất lượng rất đa dạng, và những ứng viên trưởng phòng quản lý chất lượng đa phần đều phải có kinh nghiệm trong cùng ngành nghề mà nhà tuyển dụng đang hoạt động. Ví dụ: quản lý chất lượng bệnh viện, quản lý chất lượng may mặc, quản lý chất lượng da giày…

Do đó, ứng viên cần xác định rõ ngành nghề mà mình muốn ứng tuyển trưởng phòng quản lý chất lượng để tập trung trau dồi, nâng cao khả năng phân tích dữ liệu thông qua các khóa học phân tích chuyên nghiệp trong ngành nghề đó.

Những khóa học này có thể nằm trong học phần tại trường đại học, cũng có thể là những khóa ngắn hạn được tổ chức ngoài giờ, ứng viên nên tìm hiểu và trang bị cho mình những  chứng  chỉ này.

• Học kinh nghiệm quản lý từ cấp trên

Trưởng phòng quản lý chất lượng không chỉ làm công việc chuyên môn, họ còn phải quản lý và lãnh đạo cả một phòng ban với nhiều nhân sự. Kỹ năng quản lý cần áp dụng thực tế nhiều hơn là lý thuyết từ sách vở

Do vậy, cách học kinh nghiệm quản lý tốt nhất là ngay từ khi còn làm nhân viên hay chuyên viên quản lý chất lượng, ứng viên nên quan sát và ghi nhận những cách quản lý hiệu quả từ cấp trên của mình.

Cùng với thâm niên làm việc, bạn có thể được đề bạt làm trưởng nhóm, trưởng bộ phận quản lý chất lượng, đây là cơ hội tuyệt vời để ứng dụng và hoàn thiện kỹ năng quản lý chuyên nghiệp.

• Học cách giao tiếp đắc nhân tâm

Kỹ năng giao tiếp tốt luôn hiện hữu trong mọi yêu cầu tuyển dụng chức danh quản lý. Cụ thể, ngoài việc giao tiếp với nhân viên phòng ban, trưởng phòng quản lý chất lượng còn phải thường xuyên tiếp xúc với ban lãnh đạo doanh nghiệp, các phòng ban chuyên môn khác và cả đối tác bên ngoài.

Hiệu quả từ sự linh hoạt, nhạy bén trong giao tiếp thì ai cũng biết nhưng để sở hữu được là cả một vấn đề. “Hành động gặt thói quen, thói quen gặt tính cách”, ứng viên cần năng động tận dụng những cơ hội giao tiếp, đặc biệt trong công việc, cách làm này sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp nhanh hơn bất cứ khóa học mắc tiền nào.

Kiến thức luôn là nền tảng của mọi sự thăng tiến trong nghề nghiệp. Dù là học kỹ năng cứng hay kỹ năng mềm, tất cả đều cần sự định hướng cụ thể, trong lĩnh vực ngành nghề cụ thể.

Phải xử lý nhiều công việc như vậy, chịu trách nhiệm với hoạt động kinh doanh của cả công ty, Trưởng phòng quản lý chất lượng bắt buộc phải có những điều kiện cần và đủ để hoàn thành tốt vai trò của mình.

1. Trình độ giáo dục

Bất kể vị trí cấp cao nào cũng cần phải có bằng cấp học thuật để chứng minh bản thân đã từng trải qua các quá trình đào tạo, huấn luyện, tích lũy đủ kiến thức cho lĩnh vực đó. Muốn trở thành Trưởng phòng quản lý chất lượng thì trước tiên phải có bằng cử nhân chuyên ngành kinh tế. Trên thực tế, các nhà tuyển dụng đều ưu tiên người có bằng thạc sĩ, có nhiều chứng chỉ liên quan đến ngành nghề, nếu muốn con đường thăng quan tiến chức tốt đẹp hơn thì bạn phải đáp ứng được yếu tố này.

2. Đảm bảo và kiểm soát chất lượng

Kiểm soát và đảm bảo chất lượng là 2 khái niệm khác nhau mà Trưởng phòng quản lý chất lượng phải phân biệt được một cách rạch ròi. Đảm bảo chất lượng là quản lý thông qua các hệ thống, quy trình còn kiểm soát chất lượng là thực hiện kiểm tra thường xuyên, đo lường, khắc phục các tình huống, vấn đề phát sinh.

3. Có kỹ năng lập kế hoạch thực thi

Trưởng phòng quản lý chất lượng là người trực tiếp tham gia vào việc lập kế hoạch hệ thống, đánh giá kỹ thuật, tình hình khả thi của giải pháp chất lượng trước khi thực hiện. Kế hoạch rõ ràng sẽ giúp các bước sau đó được hoàn thành tốt hơn. Đòi hỏi người quản lý phải có kiến thức chắc chắn về công việc, có khả năng xây dựng kế hoạch chuyên nghiệp, nhận ra các dấu hiệu rủi ro, vấn đề.

4. Có tầm nhìn chiến lược.

Ở vị trí nhân sự cấp cao thì bạn không chỉ làm tốt các công việc cụ thể mà còn phải có tầm nhìn chiến lược để đưa ra được quyết định đúng đắn, định hướng sản xuất cho toàn doanh nghiệp. Điều này tác động rất lớn đối với hoạt  động kinh doanh của tổ chức.

Tầm nhìn chiến lược ở đây không phải là ‘đoán già đoán non’ mà phải có sự nghiên cứu, đánh giá, phân tích kỹ lưỡng, căn cứ vào các yếu tố thị trường, ngân sách, xu hướng phát triển, tình hình sản xuất của doanh nghiệp,... Đổng thời phải có kỹ năng giải quyết vấn đề linh hoạt, mang lại hiệu quả cho công ty.

5. Kinh nghiệm thực tiễn

Kinh nghiệm là yếu tố quan trọng, nhiều trường hợp kiến thức trong sách vở không thể áp dụng vào thực tiễn để giải quyết vấn đề, đòi hỏi Trưởng phòng quản lý chất lượng phải dựa vào khả năng phân tích, đánh giá và kinh nghiệm của bản thân để xoay chuyển. Những người có kinh nghiệm trực tiếp trong việc sử dụng công cụ chất lượng như kiểm soát quy trình hệ thống, chương trình được công nhận như ISO, GMP, OSHAS, HACCP,... sẽ có được chú trọng hơn.

6. Kỹ năng quản lý vấn đề

Có rất nhiều vấn đề có thể xảy ra như khiếu nại đến từ  khách hàng, các bên liên quan đến an toàn thực phẩm, trục trặc máy móc, mâu thuẫn giữa các nhân viên gây ảnh hưởng đến công việc,... Chức năng của người đứng đầu bộ phận này là phải quản lý được các rắc rối đó, đòi hỏi kỹ năng quản lý tốt, đưa ra cách xử lý phù hợp.

Nếu bạn không quản lý hiệu quả các vấn đề thì nó sẽ cản trở việc thực hiện kế hoạch của bạn, khiến ban giám đốc nghi ngờ khả năng làm việc của bạn. Vì vậy, bên cạnh việc tập trung vào một chủ đề lớn, bạn phải quản lý tất cả các vấn đề trong tầm tay, hãy chắc chắn bạn có kế hoạch cho việc này.

7. Kỹ năng đào tạo và phát triển

Muốn trở thành người quản lý thành công thì bạn phải xây dựng cho mình một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, đem lại được hiệu quả công việc cao. Đây được coi là một phần quan trọng trong công tác của Trưởng phòng quản lý chất lượng.

Đào tạo và phát triển nhân viên nâng cao kiến thức về công tác chất lượng, có khả năng đóng góp các ý kiến sáng tạo, hữu ích cho nhóm, đơn vị.

8. Kỹ năng mềm

Dù làm việc nhiều với máy móc, công nghệ, dây chuyền, trang thiết bị,... nhưng Trưởng phòng quản lý chất lượng cũng cần có được những kỹ năng mềm quan trọng để hỗ trợ tốt hơn cho công việc.

• Kỹ năng giao tiếp

Trưởng phòng quản lý chất lượng phải làm việc, trao đổi với khách hàng, đối tác cùng nhiều người khác nữa để phục vụ cho công việc, nên giao tiếp, kỹ năng đàm phán, thuyết trình là rất cần thiết.

• Kỹ năng quản lý thời gian

Để công việc không bị chồng chất, ứ đọng khiến hiệu suất làm việc kém đi thì đòi hỏi Trưởng phòng kế toán phải biết cách sắp xếp lịch trình, công việc, biết ưu tiên việc nào cần làm trước, việc nào để làm sau, luôn tự chủ trong công tác quản lý.

Tổng hợp bởi CanThoWork.

Bạn cần được cố vấn việc làm và tìm việc, hãy click vào đây

Ngoài ra, để luôn được cập nhật thông tin tuyển dụng mới nhất, hãy tham gia vào nhóm 𝗭𝗮𝗹𝗼 của 𝗖𝗮𝗻𝗧𝗵𝗼𝗪𝗼𝗿𝗸.𝘃𝗻 cho từng lĩnh vực:

• Khối Hành chính - Nhân sự - Văn phòng 
• Lĩnh vực Sản xuất
• Lĩnh vực FMCG
• Lĩnh vực Tài chính - Kế toán
• Lĩnh vực Dịch vụ
• Lĩnh vực CNTT

• HR channels. "Học gì để trở thành trưởng phòng quản lý chất lượng." Truy cập: 18/12/2021.
• HR channels. "Yếu tố trở thành Trưởng phòng quản lý chất lượng." Truy cập: 18/12/2021.
• Nguồn ảnh: Freepik

• Bản tin việc làm
• Cách viết CV
• Portfolio và những điều cần biết về Portfolio
• Cách sử dụng phương pháp trả lời phỏng vấn STAR
• Trình tự một cuộc phỏng vấn
• 10 câu nói hay truyền cảm hứng
• 10 bước để tìm việc làm
• Những dạng bài kiểm tra năng lực khi ứng tuyển việc làm
• Phát triển sự nghiệp là gì?
• Trình tự giải quyết tranh chấp lao động cá nhân