Tên email

• Tên email là tiêu chí đánh giá đầu tiên mà bạn cần lưu ý trước khi bắt tay vào viết mail xin việc. Bạn nên thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc của mình khi chọn tên email. Hãy sử dụng những email có bao hàm họ tên của bạn, ngoài ra bạn có thể thêm các phần mở rộng khiến bạn tự hào như lĩnh vực chuyên môn, trường đại học, quê quán…

Tên hiển thị email

• Mặc dù tên hiển thị email là một trong những điều mà nhà tuyển dụng khá quan tâm, tuy nhiên khi viết email xin việc, các ứng viên lại thường xuyên gặp phải các lỗi như: không phải tên thật hoặc tên không được viết hoa. Mặc dù đây không phải là một lỗi quá lớn, nhưng hoàn toàn có thể khiến bạn mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.
• Các bước cài đặt tên hiển thị email:
  • Bước 1: Chọn Setting (Cài đặt) → Chọn Accounts and Import (Tài khoản và Nhập) 
  • Bước 2: Chọn Edit info (chỉnh sửa thông tin)
  • Bước 3: Bạn sửa tên hiển thị tại ô hiện ra rồi Save (lưu thay đổi)

Tiêu đề email

• Trường hợp 1: Làm theo yêu cầu của nhà tuyển dụng.
  • Thông thường ở cuối thông tin tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ ghi rõ yêu cầu như: Ứng viên vui lòng gửi CV và hồ sơ xin việc thông qua địa chỉ “XXX@gmail.com” với tiêu đề rõ ràng: “Nội dung chính - Vị trí ứng tuyển - Họ và tên”. 
• Trường hợp 2: Nhà tuyển dụng không nêu cụ thể yêu cầu về tiêu đề email
  • Với trường hợp này, tiêu đề email xin việc của bạn nên đảm bảo tiêu chí ngắn gọn, có chứa tên và vị trí ứng tuyển và có thể làm theo mẫu tiêu đề email ở Trường hợp 1: “Nội dung chính - Vị trí ứng tuyển - Họ và tên - Số điện thoại (nếu muốn)”.

File đính kèm

• Những file đính kèm cần thiết trong mail là CV, thư ứng tuyển, các hồ sơ khác theo yêu cầu của nhà tuyển dụng hoặc bằng cấp, chứng chỉ.
• Nên chọn định dạng file PDF hoặc dẫn đường link đến hồ sơ trực tuyến để tránh việc file Word bị lỗi khi truyền tải giữa các máy. Nên để tên các file dưới dạng tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu.

Chữ ký cuối email

• Cần có những thông tin cá nhân như: Họ tên, số điện thoại di động, còn một vài thông tin khác cũng có thể bổ sung như skype, website cá nhân,… Những thông tin này sẽ giúp cho các nhà tuyển dụng có thể tìm hiểu cũng như lưu trữ thêm những thông tin về ứng viên.
• Các bước cài đặt chữ ký:
  • Bước 1: Vào Setting (cài đặt)
  • Bước 2: Trong tab General (chung) → Chữ ký
  • Bước 3: Trong khung chữ kỹ hiện ra, hãy sửa chữ ký theo ý mình và chọn Lưu thay đổi (Save)

Phần mở đầu.

• Hãy mở đầu nội dung email xin việc bằng cụm từ “Kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng và tôn kính người nhận email. Bạn không nên dùng “Gửi” hay “Thân ái gửi” vì điều này có vẻ sẽ hơi thiếu tôn trọng và giảm đi tính lịch sự. Có 2 trường hợp có thể xảy ra: 
  • Trường hợp 1: Thông tin tuyển dụng có nêu tên người liên hệ. Bạn nên ghi: Kính gửi Anh/chị - Tên phòng ban. VD: Kính gửi Chị ABC - Bộ phận tuyển dụng 
  • Trường hợp 2: Bạn chỉ biết bộ phận nhận hồ sơ. Bạn nên ghi: Kính gửi Bộ phận - Tên Công ty

Phần nội dung.

• Phần nội dung email ứng tuyển nên ngắn gọn và bao gồm: 
  • Giới thiệu vắn tắt về bản thân bạn
  • Mục đích viết email hay bạn gửi email này để ứng tuyển vào vị trí nào
  • Nêu kỹ năng, kinh nghiệm, mục tiêu nghề nghiệp nổi bật để chứng tỏ bạn là ứng viên sáng giá cho vị trí bạn ứng tuyển

Phần kết.

• Ở phần kết thúc email, bạn sẽ gửi lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng vì đã tạo cơ hội cho bạn được ứng tuyển và xem xét hồ sơ của bạn.

Tiêu đề thư:

[Ứng tuyển] Chuyên viên XYZ - ABC, 0123456789

Nội dung thư:

Kính gửi ban tuyển dụng của công ty ABC,

Tôi là ABC, tôi xin nộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí XYZ theo như thông tin tuyển dụng của Quý công ty tại website Canthowork.vn.

Theo như mô tả công việc trong trang tin tuyển dụng, tôi thực sự tin rằng mình có thể đáp ứng các yêu cầu công việc cho vị trí này và có đủ tiềm năng để trở thành một XYZ giỏi mà Quý công ty đang tìm kiếm. 

Tôi có gửi kèm theo email này hồ sơ ứng tuyển, bao gồm:

• CV
• Thư ứng tuyển
• Bảng điểm
• Các bằng cấp khác theo yêu cầu của Quý công ty

Rất mong Quý công ty dành thời gian xem xét. Chân thành cảm ơn và mong sớm nhận được hồi âm của Quý công ty cho vị trí tuyển dụng này.

Trân trọng

ABC

SĐT/Zalo: 0123456789

Skype: abc

Các tập tin đính kèm:

• Chuyen vien XYZ-ABC-CV.pdf
• Chuyen vien XYZ-ABC-Thu ung tuyen.pdf
• Chuyen vien XYZ-ABC-Bang diem.pdf
• Chuyen vien XYZ-ABC-Cac tieu lieu khac.pdf

Dù làm việc gì thì bước cuối cùng cũng luôn cần là kiểm tra lại để tránh những sai sót không đáng có. Bạn cần có một danh sách những mục cần kiểm tra theo thứ tự như bên dưới đây:

• Tên email
• Tên hiển thị email
• Tiêu đề email
• Địa chỉ người nhận / Phòng ban tuyển dụng
• Nội dung email
• Các tài liệu kèm theo: nên để tên dưới dạng tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu
• Chữ ký và cách thức liên hệ

1. Tiêu đề của email phải rõ ràng, đúng trọng tâm
2. Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp
3. Gắn dấu thư quan trọng để thư của bạn không bị gửi vào mục Spam
4. Trước khi quyết định "trả lời tất cả" hãy suy nghĩ thật kỹ
5. Tuyệt đối không được quên lời chào hỏi và lời cảm ơn
6. Không mắc phải lỗi “Sai chính tả”
7. Văn phong nên trang trọng, lịch sự
8. Hạn chế dùng dấu chấm than
9. Hãy cẩn thận với óc hài hước của bạn
10. Lời chào cuối email rất quan trọng
11. Giữa các ý, các đoạn nên cách nhau một dòng
12. Trả lời tất cả các email, ngay cả khi email đó bị gửi nhầm cho bạn
13. Đọc lại email trước khi gửi
14. Nhập địa chỉ email cuối cùng
15. Kiểm tra kỹ lưỡng email của người nhận

Tổng hợp bởi Canthowork.vn

• Khanh Nguyen, Công ty CP Kết nối Việc. “Hướng dẫn cách viết email xin việc hay nhất gửi nhà tuyển dụng”. Ngày truy cập: 25/10/2021.
• Lại Phương Thúy, Công ty TNHH Truyền thông Tầm Nhìn Cộng. “Cách viết mail xin việc chuyên nghiệp gửi nhà tuyển dụng 2021”. Ngày đăng: 12/10/2021. Ngày truy cập: 25/10/2021.
• Nguồn ảnh: Freepik

Bạn cần được cố vấn việc làm và tìm việc, hãy click vào đây

Ngoài ra, để luôn được cập nhật thông tin tuyển dụng mới nhất, hãy tham gia vào nhóm 𝗭𝗮𝗹𝗼 của 𝗖𝗮𝗻𝗧𝗵𝗼𝗪𝗼𝗿𝗸.𝘃𝗻 cho từng lĩnh vực:

• Khối Hành chính - Nhân sự - Văn phòng 
• Lĩnh vực Sản xuất
• Lĩnh vực FMCG
• Lĩnh vực Tài chính - Kế toán
• Lĩnh vực Dịch vụ

• Bản tin việc làm
• Thông tin việc làm
• Cách giải mã một quảng cáo tuyển dụng
• Quản lý quá trình tìm việc làm với 10 cách đơn giản
• Những nhân tố quan trọng quyết định cho thành công trong sự nghiệp của bạn
• Những kỹ năng mà các nhà tuyển dụng mong muốn
• Tập làm việc, nhìn cuộc sống bằng tư duy của người mới bắt đầu
• Cách nghiên cứu về công ty cho cuộc phỏng vấn việc làm
• Các kỹ năng công việc tốt nhất để viết trong sơ yếu lý lịch và CV
• Đăng ký nhận 50 mẫu CV ứng tuyển