1. Phần mở đầu email – Greeting

Đây là phần chào hỏi đến người nhận thư. Nếu bạn đã biết tên người nhận, bạn có thể sử dụng cấu trúc sau: Dear + Title (danh xưng) + Surname (họ)

Ví dụ: Dear Ms Ha; Dear Mr Hai

Nếu người nhận thư có mối quan hệ gần gũi với bạn, bạn dùng first name của họ.

Ví dụ: Hi Lina, Dear Hai

Nếu đây là một email cần sự chuyên nghiệp và trang trọng, hoặc bạn chưa biết rõ về đối phương. Bạn có thể dùng “To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”

2. Phần hỏi thăm – Opening comment

Một vài cách hỏi thân mật bạn có thể sử dụng như:

• How are you doing?
• How are you?
• How have you been?
• I hope this email finds you well. (Bạn có khỏe không?).

Nếu đây là một bức thư hồi đáp, bạn nên bắt đầu bằng một câu cảm ơn. Chẳng hạn như:

• Thank you for getting back to me (Cảm ơn vì đã hồi đáp);
• Thank you for giving me the opportunity (Cảm ơn vì đã đưa cho tôi một cơ hội); v.v.

3. Phần lý do viết email – Introduction

Bạn có thể sử dụng cấu trúc sau “I am writing to + ….”

Ví dụ:

• I am writing to ask for the information about your marketing jobs that you are hiring (Tôi viết email này để nhờ bạn chia sẻ thêm thông tin về các công việc marketing mà bạn đang tuyển dụng)
• I’m writing with reference to (Tôi viết thư này để tham khảo về …)
• I received your address from …..and would like to (Tôi đã nhận được địa chỉ của bạn từ… và muốn được…)

4. Phần nội dung

Trong phần này, bạn cần đề cập đến nội dung chính mà bạn muốn trao đổi.

Dưới đây là một vài dạng nội dung thường gặp trong cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh, bạn có thể ghi chú một số cụm từ thường gặp để viết email nhanh hơn.

Nội dung đã được trao đổi trước đó

– As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)

– As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi trước đó…)

– As you started in your letter, … (Như bạn bắt đầu trong thư, …)

– Regarding… / Concerning… / With regards to… (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)

– As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi trước đây…)

Yêu cầu một điều gì đó

– I would be interested in having more details about… (Tôi mong muốn biết thêm chi tiết về…)

– I would particularly like to know … (Tôi đặc biệt muốn biết…)

– I would be grateful if… (Tôi sẽ biết ơn nếu…)

– I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )

– I would be interested in having more details about… (Tôi quan tâm chi tiết hơn về …)

– I would like to ask your help… (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của bạn về…)

– We would be happy to … (Tôi rất vui để …)

– We are quite willing to … (Chúng tôi rất sẵn sàng…)

– Our company would be pleased to… (Công ty chúng tôi rất sẵn lòng…)

Thông báo tin tốt

– We are pleased to announce that… (Chúng tôi vui mừng được thông báo với bạn rằng..)

– You will be pleased to know that … (Bạn sẽ hài lòng khi biết rằng….)

Thông báo tin xấu

– We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng…)

– After careful consideration we have decided that… (Sau khi đã xem xét kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định rằng…)

– It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)

Nếu cần đính kèm tài liệu trong email, bạn có thể sử dụng các mẫu câu sau:

• Please find the attached files below.
• Attached you will find…
• The requested document is attached to this email.
• Relevant information is in the attached file.
• The attached [X] includes…
• Take a look at the attached [X].
• Please see the enclosed…

5. Phần kết thúc thư – Conclusion sentence

Trong phần này, bạn có thể sử dụng một số mẫu câu như:

• Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin gì)
• If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu bạn cần thêm bất kỳ thông tin nào, đừng ngần ngại liên hệ với mình)
• I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi rất cảm kích nếu bạn có giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
• I am looking forward to hearing from you. (Tôi rất mong chờ nhận được phản hồi từ bạn)
• I look forward to hearing from you soon. (Tôi mong nhận được hồi âm của bạn sớm.)
• Thank you for your time and consideration. (Cảm ơn bạn đã dành thời gian và quan tâm.)

6. Phần ký tên – Signing off

Ở phần ký tên, bạn có thể sử dụng một vài mẫu sau:

Đối với email cần sự trang trọng:

• Sincerely,
• Yours sincerely,
• Best regards,
• Kind regards,
• With kind regards,

Trường hợp trang trọng đã đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Mr, Mrs, Ms…:

• Best regards,
• Warm regards,
• Yours sincerely,

Trường hợp trang trọng chưa đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Sir/Madam:

• Yours faithfully,

Đối với email thân mật, gần gũi:

• Best,
• Warm regards,
• Take care,
• Cheers,

Khi viết email tiếng Anh, dưới đây là một vài lưu ý mà bạn cần nhớ:

• Không viết tắt như I’ll, We’ve, v.v.
• Không sử dụng từ tiếng lóng, từ thân mật như wanna, kid, mate, v.v.
• Không dùng want cho ngôi thứ nhất, thay vào đó, bạn nên dùng would like.
• Không dùng should cho ngôi thứ 2, mà chỉ nên dùng cho ngôi thứ nhất.
• Dùng may hoặc could thay cho can, và would thay cho will.
• Dùng Dear ở đầu thư, và please khi muốn yêu cầu ai đó.
• Hạn chế dụng dấu chấm than (!).
• Viết đúng chính tả, sử dụng chính xác dấu chấm câu.
• Sử dụng chữ ký phù hợp. Chẳng hạn như:
• Regards, Best Regards: Được sử dụng khá phổ biến trong nhiều tình huống.
• Sincerely Yours: Dùng để kết thúc thư xin việc, thư khiếu nại hoặc thư mời vì mang nghĩa chân thành.
• Faithfully Yours: Được dùng trong thư phản hồi của công ty đến khách hàng, vì nó mang nghĩa trung thành.

Dưới đây là một vài từ viết tắt thông dụng được sử dụng trong tiếng Anh mà bạn nên biết:

• ASAP viết tắt của cụm As Soon As Possible có nghĩa là “Càng sớm càng tốt”.
• FYI viết tắt của cụm For Your Information có nghĩa là “Để bạn biết”.
• EOD viết tắt của cụm End of Day có nghĩa là “Cuối ngày”.
• EOM viết tắt của cụm End of Month có nghĩa là “Cuối tháng”.
• CC viết tắt của cụm Carbon Copy có nghĩa là “Bản sao” được sử dụng khi bạn muốn gửi bản sao email cho người khác để họ tham khảo.
• BCC viết tắt của cụm Blind Carbon Copy có nghĩa là “Bản sao ẩn”, cũng giống như CC, nhưng người nhận trong BCC sẽ không nhìn thấy địa chỉ email của người nhận khác.
• RSVP viết tắt của cụm Répondez s’il vous plaît có nghĩa là “Vui lòng hồi âm” thường dùng trong thư mời để yêu cầu người nhận xác nhận việc tham dự.
• ENC là viết tắt của Enclosure được dùng khi bạn gửi kèm một tài liệu nào đó.
• PP viết tắt của cụm Per Procurationem có nghĩa là “Ký thay cho người khác khi họ không có mặt để ký”.
• PS viết tắt của Postscript được dùng khi bạn muốn thêm vài điều nữa sau khi bạn đã hoàn tất bức thư và đã ký tên, tuy nhiên nó thường được sử dụng khi viết tay.
• PTO (informal) cùng nghĩa với cụm Please turn over nhằm nhắc người đọc rằng, bức thư còn tiếp ở mặt sau.

1. Trong kinh doanh thương mại

• Thank you for all your quotation of … (Cảm ơn bạn đã cung cấp báo giá của)
• We’d like to cancel our order number ….. (Chúng tôi muốn hủy đơn hàng số …)
• We’re pleased to place an order with your own company for … (Chúng tôi rất vui lòng đặt hàng với công ty của bạn cho …)
• We could guarantee you delivery before …(date) (Chúng tôi có thể đảm bảo giao hàng cho bạn trước ngày … (ngày))
• Please confirm receipt of my order. (Làm ơn xác nhận đơn hàng của tôi)
• I’m pleased to acknowledge receipt of your own order number … (Tôi rất vui lòng xác nhận đã nhận được đơn hàng số … của bạn.)
• It’ll take about (two/three) weeks to process your own order. (Phải mất khoảng (hai/ba) tuần để xử lý đơn hàng của bạn.)
• Your order is going be processed as quickly as possible. (Đơn hàng của bạn sẽ được xử lý nhanh nhất có thể.)
• Unfortunately, these articles are out of stock/ are no longer available. (Thật không may, những mặt hàng này đã hết/không còn khả dụng.)
• I look forward to a really successful collaboration in our future. (Tôi mong chờ một sự hợp tác thực sự thành công trong tương lai.)
• I’d be glad to do business with your own company. (Tôi rất vui khi hợp tác với công ty của bạn.)
• We’d be happy to have a great opportunity to work with your own firm. (Chúng tôi rất vui mừng khi có cơ hội hợp tác tuyệt vời với công ty của bạn.)

2. Trong email xin việc

• I am writing to express my keen interest in the [Vị trí] position at [Công ty], as advertised on [Nguồn tin]. (Tôi viết thư này để bày tỏ sự quan tâm sâu sắc đến vị trí [Vị trí] tại [Công ty], như đã thấy trên [Nguồn tin].)
• I am writing to apply for the [Vị trí] position, as described on your company’s website. (Tôi viết thư này để ứng tuyển vào vị trí [Vị trí], như đã được mô tả trên trang web của công ty.)
• I am particularly skilled in … (Tôi đặc biệt thành thạo các kỹ năng về …)
• Thank you for your time and consideration. I have attached my resume for your review. (Cảm ơn quý vị đã dành thời gian xem xét. Đính kèm là thư xin việc của tôi, công ty có thể cân nhắc.)
• I am eager to discuss my qualifications further in an interview. Please feel free to contact me at your earliest convenience. (Tôi rất mong được trao đổi thêm về trình độ của mình trong một cuộc phỏng vấn. Xin vui lòng liên hệ với tôi khi công ty có thời gian.)

Viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh như thế nào? Tham khảo ngay hướng dẫn và bài mẫu viết email bằng tiếng Anh gửi cho nhà tuyển dụng dưới đây.

1. Tiêu đề email

Bạn có thể viết tiêu đề email ứng tuyển theo mẫu sau: [Vị trí ứng tuyển] Application – Họ và Tên.

2. Phần chào hỏi

Bạn có thể sử dụng “Dear Hiring manager/ Human Resources Team” hoặc “Dear + danh xưng + tên cụ thể của người tuyển dụng”. Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý đến hướng dẫn viết tiêu đề ứng tuyển cụ thể của nhà tuyển dụng.

3. Phần giới thiệu

Tiếp đến, bạn giới thiệu tên và lý do viết email này là gì. Bạn có thể viết thêm rằng, bạn biết đến tin tuyển dụng này qua đâu.

Ví dụ, “My name is Hai Ha. I am writing this email to express my keen interest in the content writer position at your company, which I came across through LinkedIn.”

4. Phần nội dung chính

Trong phần này, bạn cần làm nổi bật kinh nghiệm, kỹ năng và trình độ của bạn phù hợp với công việc mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm. Bên cạnh việc đề cập đến những giá trị có thể đem lại cho doanh nghiệp, bạn cũng có thể chia sẻ ngắn gọn thêm về thành tích cá nhân, và mục tiêu nghề nghiệp của bản thân.

Ngoài ra, bạn đừng quên nhắc đến việc, bạn đính kèm thư xin việc ở phần bên dưới.

Bạn có thể sử dụng một vài mẫu câu như:

• Key talents I can bring to your company include… (Những tài năng mà tôi có thể đóng góp cho công ty là…)
• My capabilities include… (Năng lực của tôi bao gồm….)
• I am confident that my skills in….would be the key to solve…(Tôi tin rằng kỹ năng về….sẽ là chìa khóa giúp tôi giải quyết…)
• I am proficient in… (Tôi thành thạo trong…)
• In my previous role at [Công ty trước], I was responsible for [Liệt kê các trách nhiệm chính]. (Trong vị trí trước đó tại công ty, tôi đảm nhận…)
• You can find my attached CV below.

5. Phần kết luận

Trong phần này, bạn có thể bày tỏ mong muốn nhận được phản hồi sớm nhất từ nhà tuyển dụng. Ngoài ra, nếu nhà tuyển dụng cần thêm bất kỳ thông tin nào, đều có thể liên hệ lại với bạn qua email hoặc một phương thức liên hệ nào đó mà bạn cung cấp.

Một số mẫu câu bạn có thể dụng như:

• I am looking forward to hearing from you soon. (Tôi mong nhận được phản hồi sớm từ bạn)
• I am looking forward to meeting you in person to share my insights and ideas. (Tôi mong được gặp bạn trực tiếp để trao đổi ý tưởng).
• Thank you for considering my application. I would welcome the opportunity to discuss how my skills and experience can benefit your team. (Cảm ơn sự cân nhắc thư ứng tuyển của tôi. Tôi rất sẵn lòng về một cơ hội để trao đổi thêm về kỹ năng và kinh nghiệm của mình có thể mang lại lợi ích cho Công ty của bạn)
• I am eager to discuss my qualifications further in an interview. Please feel free to contact me at your earliest convenience. (Tôi rất mong được trao đổi thêm về trình độ của mình trong một cuộc phỏng vấn. Xin vui lòng liên hệ với tôi khi công ty có thời gian.)

6. Phần ký tên

Phần này, bạn có thể sử dụng một số mẫu như:

• Sincerely,
• Yours sincerely,
• Best regards,
• Kind regards,

Mẫu 1

Thông tin giả định:

• Ứng tuyển vị trí: Content Marketing Executive.
• Ứng viên: Hải Hà. Đã có hơn 2 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương, và có kiến thức chắc về marketing.
• Công ty ứng tuyển: Công ty ABC.

“Tiêu đề email: Content Marketing Executive Application – [Tên của bạn]

Dear [Tên người nhận hoặc Bộ phận tuyển dụng],

My name is Hai Ha. I am writing to express my keen interest in the Content Marketing Executive position at ABC Company, as advertised on [Nguồn tin].

With a Bachelor’s degree in Marketing and two years of experience crafting compelling content, I am confident in my ability to contribute significantly to your team.

I am particularly drawn to ABC Company’s dedication to [những điều về công ty mà bạn ấn tượng]. Having followed your company’s achievements, I am especially impressed by [dự án hoặc một chiến dịch truyền thông ấn tượng].

In my previous role at [Công ty trước], I was responsible for [Liệt kê các trách nhiệm chính]. I have a proven track record of creating high-quality content that resonates with target audiences, resulting in [Nêu thành tích cụ thể như tốc độ tăng trưởng truy cập của website, thứ hạng từ khóa, v.v.].

I am proficient in [Liệt kê các kỹ năng liên quan, ví dụ: SEO, content strategy, social media marketing, content management systems]. I am also a quick learner and adaptable, with a strong ability to work independently and as part of a team.

My long-term goal is to become a Senior Content Marketing Executive, and I believe that ABC Company offers the perfect environment for me to grow and develop my skills. Within the next 2-3 years, I aim to take on more leadership responsibilities and contribute to the development of innovative content marketing strategies.

I have attached my resume for your review, which further details my qualifications and experience. Thank you for considering my application. I would welcome the opportunity to discuss how my skills and experience can benefit your team.

Sincerely,”

Mẫu 2

Thông tin giả định:

• Ứng tuyển vị trí: Marketing SEO Executive.
• Ứng viên: Hải Hà. Đã có hơn 1 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực viết bài chuẩn SEO, và có kiến thức chắc về marketing.
• Công ty ứng tuyển: Công ty ABC.

“Tiêu đề email: Marketing SEO Executive Application – Họ và Tên

Dear ABC Hiring Team,

My name is Hai Ha, and I am writing to express my strong interest in the Marketing SEO Executive position, as advertised on [Nơi thấy tin tuyển dụng].

With over a year of experience in SEO content writing, I possess a solid foundation in SEO principles, including keyword research, on-page optimization, and content optimization techniques. Additionally, my background in marketing allows me to understand the broader marketing landscape and how SEO fits into a holistic strategy.

While my experience may be considered entry-level, I am a highly motivated and quick learner with a strong desire to expand my skillset and contribute meaningfully to your team. I am confident that my eagerness to learn and my existing SEO knowledge will enable me to quickly adapt to the demands of this role.

I am particularly interested in ABC’s [Nêu ra các điểm nổi bật về ABC mà Hai Ha thích]. I believe my skills and enthusiasm align well with your company culture.

I have attached my resume for your review, which further details my qualifications and experience. Thank you for considering my application. I am eager to discuss how I can contribute to ABC’s continued success.

Sincerely,”

• Nguồn bài viết: Glints (2024)

• Premium Jobs tại Cần Thơ
• Việc làm tại Cần Thơ và khu vực ĐBSCL
• Việc làm IT/Dep tại Cần Thơ - ITjobs
• Thị trường việc làm
• Định hướng việc làm theo lĩnh vực ngành nghề
• Kỹ năng tìm việc
• Cố vấn việc làm và phát triển nghề nghiệp
• Các khoá học trực tuyến ngắn hạn